На основу члана _____ Статута _______________ (пословно име привредног друштва), а у складу са чл. 2, 7, 8, 16, 18, 19, 20, 23, 27, 28, 30, 31, 32. и 37. Закона о рачуноводству и ревизији (даље: Закон), Управни одбор _______________ (пословно име привредног друштва) на седници одржаној дана __________ године донео је
ПРАВИЛНИК О РАЧУНОВОДСТВУ
____________________________
И ОПШТЕ ОДРЕДБЕ
Члан 1
Правилником о рачуноводству уређује се рачуноводствено и финансијско пословање _______________ (пословно име привредног друштва – даље: Друштво) и то:
- одређивањем структуре делова Друштва који се бави књиговодственим пословима, пословима финансијске оперативе, планирањем и анализом пословања Друштва, као и одређивањем циљева и задатака који се пред њих постављају,
- одређивањем лица којима се поверава вођење пословних књига и састављање финансијских извештаја,
- одређивањем организације и начина вођења пословних књига,
- одређивањем контног плана Друштва,
- уређивањем састављања, кретања и контроле књиговодствених докумената и рокова за њихово достављање на даљу обраду,
- прописивањем начина контирања и књижења пословних промена,
- прописивањем начина састављања финансијских извештаја - годишњих и периодичних, обелодањивања, усвајања и достављања годишњих финансијских извештаја,
- прописивањем начина признавања и процењивања позиција финансијских извештаја и начина праћења вредносног стања и вредносних промена на средствима, капиталу, обавезама, трошковима, расходима, приходима и резултату,
- одређивањем интерних рачуноводствених контролних поступака,
- одређивањем лица која су одговорна за законитост и исправност настанка пословне промене и састављање исправа о пословној промени,
- одређивањем рачуноводственог надзора и контроле,
- прописивањем начина чувања пословних књига, књиговодствених докумената, финансијских извештаја и рачуноводственог софтвера,
- дефинисањем одговорности запослених за извршавање рачуноводствених послова,
- регулисањем других питања у складу са прописима о рачуноводству и прописима којима је уређено финансијско пословање и пореске обавезе Друштва и
- одређивањем одговорности за спровођење овог правилника.
Члан 2
Обављање рачуноводствених и финансијских послова у Друштву врши се у оквиру ____________________ (Дирекције за финансијско-књиговодствене послове), и то у:
- ____________________ (Сектору рачуноводства),
- ____________________ (Сектору пословних финансија) и
- ____________________ (Сектору плана и анализе - унети делове Друштва који се баве овим пословима).
Дирекцијом за финансијско-књиговодствене послове руководи _______________ (Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије), који је за свој рад непосредно одговоран Генералном директору Друштва (даље: Генерални директор). _______________ (Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије) је лице коме се поверава вођење пословних књига и састављање финансијских извештаја.
За Помоћника генералног директора - извршног директора за финансије одређује се лице које има:
- ВИИ степен стручне спреме економског усмерења,
- сертификат о познавању рада на рачунару и
- најмање три године рада на пословима рачуноводства.
Лице одговорно за вођење пословних књига и састављање финансијских извештаја може бити и руководилац рачуноводства.
Члан 3
Обављање књиговодствених послова у Друштву врши се у оквиру _______________ (Сектора рачуноводства), и то у:
- ___________________ (Служби финансијског књиговодства) и
- ___________________ (Служби погонског књиговодства - ако има погонског књиговодства).
Сектором руководи Руководилац Сектора рачуноводства, који за свој рад непосредно одговара Помоћнику генералног директора - извршном директору за финансије.
За руководиоца Сектора рачуноводства одређује се лице које има:
- најмање ВИ степен стручне спреме економског усмерења,
- познавање рада на рачунару и
- најмање три године рада на пословима рачуноводства.
Службама руководе __________ (шефови служби, и то: Службом финансијског књиговодства руководи Шеф Службе финансијског књиговодства, а Службом погонског књиговодства руководи Шеф Службе погонског књиговодства.)
За Шефа Службе финансијског књиговодства и Шефа Службе погонског књиговодства одређују се лица која имају:
- најмање ВИ степен стручне спреме економског усмерења,
- познавање рада на рачунару и
- најмање три године рада на пословима рачуноводства.
Део књиговодствених послова и део књиговодствених евиденција налази се и у Сектору пословних финансија и Служби финансијске оперативе Друштва.
Члан 4
Циљеви организовања и функционисања Сектора рачуноводства, односно служби из члана 3. став 1. овог правилника су да се:
а) корисницима рачуноводствених информација унутар Друштва (Генералном директору и другим одговорним руководиоцима, Управном и Надзорном одбору и стручним службама Друштва) обезбеди увид у:
- вредносно стање и вредносне промене стања средстава, капитала и обавеза, прихода и расхода Друштва,
- остварене финансијске резултате у одређеним временским интервалима, како на нивоу целог Друштва, тако и по деловима Друштва;
б) надлежним органима државне контроле омогући остварење увида у начин располагања имовином Друштва и примену одредаба релевантних закона, а у вези обавеза Друштва према држави и државним органима, запосленима и другим правним и физичким лицима;
в) осталим корисницима рачуноводствених информација (кредиторима, статистичким заводима и др.) обезбеде њима неопходне информације.
Члан 5
Задаци Сектора рачуноводства су:
- организовање токова књиговодствених докумената у Друштву,
- прикупљање књиговодствених докумената,
- спровођење над књиговодственим документима контрола које су у домену књиговодства,
- евидентирање пословних промена у пословним књигама Друштва,
- састављање одговарајућих обрачуна и извештаја на основу пословних књига и других извора информација и достављање обрачуна и извештаја њиховим корисницима,
- чување пословних књига, књиговодствених докумената и финансијских извештаја, и
- остали послови које им повери Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
Члан 6
Обављање финансијских послова и послова обрачуна и контроле пореза врши се у оквиру Сектора пословних финансија, и то у:
- _________________ (Служби финансијске оперативе),
- _________________ (Служби обрачуна пореза),
- _________________ (Служби за обрачун зарада),
- Одељењу благајне,
- Одељењу ликвидатуре, и
- Одељењу за хартије од вредности и кредите.
Сектором пословних финансија руководи _______________ (Руководилац Сектора пословних финансија), и он је за свој рад непосредно одговоран Помоћнику генералног директора - извршном директору за финансије. Службама финансијске оперативе, обрачуна пореза и обрачуна зарада руководе _______________ (шефови служби), који су, као и запослени у _______________ (одељењима благајне, ликвидатуре и хартија од вредности) непосредно одговорни Руководиоцу Сектора пословних финансија.
Члан 7
Циљеви организовања и функционисања Сектора пословних финансија, односно служби и одељења из члана 6. став 1. овог правилника су да се:
а) обезбеди ефикасно располагање са новчаним средствима Друштва,
б) правилно обрачунају све пореске обавезе Друштва и искористе све законске могућности за њихово смањивање;
в) обезбеди адекватна контрола исправности књиговодствених докумената и начина спровођења пословних активности Друштва;
г) обезбеди начин обрачуна зарада који ће бити стимулативан за запослене;
д) обезбеде ажурни и тачни подаци о хартијама од вредности и кредитима који се односе на Друштво.
Члан 8
Задаци Сектора пословних финансија су:
- контрола (ликвидирање) књиговодствених докумената;
- финансијско пословање преко пословних рачуна код банака и динарске благајне;
- девизно пословање код пословних банака и преко девизне благајне и други послови у вези са наплатом и плаћањима;
- обрачун пореза (осим пореза на зараде), акциза, царина, доприноса (осим доприноса на зараде), такса и других дажбина, а у складу са законима и прописима донесеним на основу тих закона и контрола обрачуна свих пореза, акциза, царина, доприноса, такси и других дажбина;
- обрачун зарада и пореза и доприноса на зараде,
- вођење евиденција и састављање обрачуна и извештаја у вези хартија од вредности и кредита који се односе на Друштво, и остали послови које им повери Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
Члан 9
Обављање планирања и анализе пословања Друштва врши се у оквиру ____________ (Сектора плана и анализе).
Сектором плана и анализе руководи ____________ (Руководилац Сектора плана и анализе), и он је за свој рад непосредно одговора Помоћнику генералног директора - извршном директору за финансије.
Члан 10
Циљеви организовања и функционисања Сектора плана и анализе су обезбеђење корисницима рачуноводствених информација унутар Друштва (Генералном директору и другим одговорним руководиоцима, Управном и Надзорном одбору и стручним службама Друштва) квалитетних планова и анализа пословања Друштва, који треба да им послуже као основ за доношење адекватних пословних одлука.
Члан 11
Задаци Сектора плана и анализе су израда:
- краткорочних планова и дугорочних пројекција пословања Друштва,
- анализе досадашњег пословања Друштва и ефекти појединих пословних одлука,
- квантификовање ефеката могућих праваца пословања Друштва и одговарајућих алтернатива, и
- остали послови које им повери Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
Члан 12
Поред Финансијског књиговодства и Погонског књиговодства, и њима припадајућих аналитичких евиденција у Друштву се не воде друга посебна књиговодства.
ИИ ПОСЛОВНЕ КЊИГЕ
Члан 13
1) У Финансијском књиговодству воде се, по систему двојног књиговодства, следеће пословне књиге:
а. основне:
1. Дневник Главне књиге финансијског књиговодства и
2. Главна књига финансијског књиговодства.
б. помоћне књиге:
1. аналитичке евиденције:
- нематеријалних улагања и основних средстава,
- материјала, резервних делова, ауто гума, амбалаже и инвентара који је распоређен у залихе,
- робе на залихама,
- финансијских пласмана и потраживања,
- дугорочних и краткорочних обавеза, и
- друге аналитичке евиденције у складу са указаним потребама и обавезама, о чему, на предлог Шефа Службе финансијског књиговодства, и уз консултацију са Руководиоцем Сектора рачуноводства одлучује Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
2. друге помоћне књиге у складу са указаним потребама и обавезама, о чему на предлог Шефа Службе финансијског књиговодства, и уз консултацију са Руководиоцем Сектора рачуноводства одлучује Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
2) У Погонском књиговодству воде се, по систему двојног књиговодства, следеће пословне књиге:
а. основне:
1. Дневник Главне књиге погонског књиговодства и
2. Главна књига погонског књиговодства.
б. помоћне књиге:
- Аналитика производње,
- Аналитика недовршених производа, и
- Аналитика готових производа,
- друге аналитичке евиденције у складу са указаним потребама и обавезама, о чему, на предлог Шефа Службе погонског књиговодства, и уз консултацију са Руководиоцем Сектора рачуноводства одлучује Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије;
3) У Служби финансијске оперативе воде се, следеће помоћне пословне књиге:
- Књига улазних фактура,
- Благајнички дневник динарске благајне,
- Благајнички дневник девизне благајне,
- Књига предаје меница на наплату и
- друге помоћне књиге у складу са указаним потребама и обавезама, о чему, на предлог Шефа Службе финансијске оперативе и уз консултацију Руководиоца Сектора пословних финансија, одлучује Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије може, уз сагласност Генералног директора, одредити да се вођење неких од наведених помоћних књига из надлежности Службе финансијске оперативе пренесе у надлежност неког другог организационог дела Друштва.
4) Књига излазних фактура се води у _______________ (Дирекцији за комерцијалне послове).
5) Ванбилансна евиденција се води у ванбилансној активи за туђу робу, земљишта, објекте и опрему, за авале, гаранције и друга јемства, менице и др, као и у ванбилансној пасиви за обавезе по наведеним основама. Ванбилансне евиденције се воде на сходан начин као и помоћне књиге.
6) Осим наведених књига и евиденција, у Дирекцији за финансијско-књиговодствене послове воде се и друге евиденције које одреди Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
7) Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије је обавезан да руководиоце других _________ (дирекција и радних јединица Друштва) упозна са обавезношћу вођења и других, овим правилником ненаведених евиденција (Трговачке књиге), ако је обавезност тих евиденција прописана законом и прописима донетим на основу закона који регулишу пореску и рачуноводствену проблематику пословања Друштва.
Члан 14
Облик и садржину пословних књига и других евиденција, сем оних евиденција чији је изглед прописан одговарајућим законским прописима, утврђује Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
Члан 15
Све пословне књиге се воде на рачунару, осим Књиге улазних фактура и Благајничких дневника, које се воде _________ (ручно). О промени технике вођења пословних књига одлучује Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
Члан 16
Пословне књиге се воде тако да омогућавају лако добијање свих података неопходних за испуњавање (из чл. 4, 7. и 10. овог правилника) циљева постављених деловима Дирекције за финансијско-књиговодствене послове Друштва, као и контролу исправности књижења, чувања и коришћења података и увид у хронологију извршених књижења, како у основним, тако и у помоћним пословним књигама.
Члан 17
Пословне књиге се воде за сваку пословну годину посебно, па се сагласно томе на крају пословне године, закључно са 31.12. врши њихово закључивање, а на дан 1.1. следеће пословне године врши се њихово отварање. Изузетак су аналитичке евиденције нематеријалних улагања и основних средстава код којих се не врши годишње затварање и отварање пословних књига, већ се једном отворена књиговодствена картица користи, док је улагање или средство у употреби.
Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије може, ако је то у сагласности са прописима, да одреди да се и нека друга аналитичка евиденција и помоћна књига не закључује на крају године.
Члан 18
Пословне књиге које се воде на рачунару воде се применом рачунарског рачуноводственог софтвера који омогућава функционисање система интерних рачуноводствених контрола и онемогућава брисање прокњижених пословних промена.
____________________ (Помоћник генералног директора - извршни директор за информационе системе) је дужан да, приликом уговарања набавке рачуноводственог софтвера, од његовог произвођача прибави писану изјаву којом произвођач гарантује да је тај софтвер у складу са чланом 8. став 2. Закона.
За рачуноводствени софтвер који је створен у Друштву лице које га је стварало даје писану изјаву да је софтвер у складу са чланом 8. став 2. Закона.
Члан 19
Пословне књиге које се воде на рачунару и које се закључују на крају године штампају се редовно на дан 31.12, и повремено према потребама, о чему одлучује Руководилац Сектора рачуноводства.
У току пословне године пословне књиге које се воде путем рачунара морају у сваком тренутку бити доступне на екрану рачунара, а мора постојати и могућност да се одштампају у целости или делимично.
Члан 20
За уредно и ажурно вођење пословних књига одговорна су лица која их воде.
ИИИ КОНТНИ ОКВИР И КОНТНИ ПЛАН
Члан 21
Сектор рачуноводства примењује Контни оквир за _______________ прописан _______________ (Правилником о контом оквиру и садржини рачуна у контном оквиру за предузећа и задруге).
Члан 22
Руководилац Сектора рачуноводства, Шеф Службе финансијског књиговодства и Шеф Службе погонског књиговодства, уз сагласност и у сарадњи са Помоћником генералног директора - извршним директором за финансије, састављају Контни план Друштва, којим се врши рашчлањавање прописаних рачуна, а у складу према потребама Друштва. Контни план Друштва се састоји из два контна плана: Контног плана за финансијско књиговодство и Контног плана за Погонско књиговодство. Руководилац Сектора рачуноводства и Шеф Службе финансијског књиговодства, уз сагласност и у сарадњи са Помоћником генералног директора - извршним директором за финансије, састављају Упутство за примену Контног плана Друштва.
Контни план Друштва и Упутство за примену Контног плана Друштва саставни су делови овог правилника (уколико Друштво има намеру да израђује Упутство за примену Контног плана).
Израду Контног плана Друштва и Упутства за примену Контног плана Друштва Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије, може поверити другим, за то стручним, лицима.
Измену Контног плана Друштва и Упутства за примену Контног плана Друштва, на предлог Руководиоца Сектора рачуноводства, одобрава Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије је дужан да, једном годишње, о спроведеним изменама Контног плана Друштва у писаној форми извести Управни одбор.
ИВ КЊИГОВОДСТВЕНА ДОКУМЕНТАЦИЈА
Члан 23
Књижења у пословним књигама могу да се врше само на основу веродостојних књиговодствених докумената.
Књиговодствени документ је исправа о насталој пословној промени на имовини, обавезама и капиталу Друштва. Књиговодствена документа могу бити у облику прописаном чланом 9. Закона.
Књиговодственим документима сматрају се и: почетни биланс (закључни листови претходне пословне године на основу којих се отварају пословне књиге), одлуке и решења донета од стране надлежних органа Друштва приликом разматрања извештаја о попису, исправе о усаглашавању потраживања и обавеза, обрачуни стања у књиговодству, писане исправе о исправљању грешака насталих у раду књиговодства и друге исправе којима се доказује вредносна промена на имовини и обавезама Друштва.
Члан 24
Књиговодствена документа се састављају у организационом делу Друштва, односно у служби Друштва у којој је обављена пословна промена и то истог радног дана када је настала пословна промена.
Служба финансијског књиговодства, у домену свог пословања, може састављати и испостављати књиговодствена документа.
Руководилац сваког организационог дела Друштва, односно службе одређује лице које саставља књиговодствени документ.
Књиговодствени документ се саставља на прописаном обрасцу и прописаном техником, која не сме бити у супротности са начинима прописаним чл. 9. и 10. Закона.
Члан 25
Књиговодствени документ треба да садржи следеће основне податке:
- назив, а по потреби, и адресу Друштва,
- назив и број документа, а по потреби и шифру документа,
- датум и место издавања,
- имена и потписе лица која учествују у пословном догађају, односно која су овлашћена да представљају учеснике у пословном догађају,
- ознаке профитног центра ако се на основу документа књиже приходи и ознаке профитног центра, места и носиоца трошкова или учинка за документа на основу којих се књиже трошкови и расходи и ако се они прате по профитним центрима, местима и носиоцима трошкова,
- основу настајања догађаја, осим ако је без значаја, и
- опис настајања догађаја, уз тачан податак о извршеном послу.
Зависно од конкретног случаја документ може имати и додатне садржаје, с тим да књиговодствена документа намењена трећим лицима (фактуре, отпремнице и сл.), поред фирме и седишта Друштва морају садржати и број регистарског уписа (у регистру привредних субјеката), број текућег рачуна, матични број и ПИБ.
Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије у сарадњи са руководиоцима организационих делова и служби Друштва одређује садржину и изглед докумената, број примерака, технику попуњавања и кретање књиговодствених докумената, нумерацију књиговодствених докумената, као и достављање одштампаних образаца књиговодствених докумената организационим деловима Друштва и поништавање неискоришћених образаца докумената.
Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије одређује поступак са документима који се добију телекомуникационим путем, а посебно њихову контролу и заштиту од брисања.
Члан 26
Књиговодствени документ мора бити уредан - подаци у њему не смеју бити брисани или поништавани. Уколико је у попуњавању документа ипак настала грешка исправка се, изузетно, може урадити тако што ће се погрешан податак танком цртом прецртати и изнад њега исписати исправан податак. Наведена исправка мора бити оверена од стране лица које саставља књиговодствени документ. Код докумената готовинског и безготовинског платног промета не сме се вршити исправка грешака, већ се мора саставити нови документ. Исто важи и за документа која Друштво доставља пословним партнерима. Уколико се документ израђује рачунарском техником исправка мора бити спроведена и у одговарајућој бази података.
Члан 27
Контроле књиговодствених докумената су:
- примарна и
- накнадна.
Примарну контролу исправности настале пословне промене и исправности састављеног књиговодственог документа врши руководилац организационог дела, односно службе Друштва у којој је пословна промена настала, што он оверава својим потписом на документу.
Накнадна контрола књиговодствених докумената се врши у Служби финансијске оперативе, Служби финансијског књиговодства и у Служби погонског књиговодства. Одређивање књиговодствених докумената која подлежу накнадној контроли од стране Службе финансијске оперативе, као и начин њихове контроле одређује Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
У Служби финансијске оперативе накнадну контролу истинитости, исправности, тачности и законитости појединих књиговодствених докумената пре предаје на књижење и/или плаћање врши лице задужено за послове ликвидатуре, чија се функција утврђује општим актом о систематизацији послова и задатака.
Овлашћена и одговорна лица у Служби финансијске оперативе извршену контролу потврђују својим потписом на књиговодственом документу, с тим, да ликвидатор ставља и правоугаони штамбиљ. Изглед печата дат је у прилогу овог правилника.
Контисти своју контролу књиговодствених докумената врше провером веродостојности потписа на књиговодственим документима. Извршену контролу потврђују својим потписом на исконтролисаном документу.
Потписи лица одговорних за састављање и примарну контролу књиговодствених докумената из става 2. овог члана депонују се у Служби финансијског књиговодства, Служби погонског књиговодства и у Служби финансијске оперативе, уз назнаку овлашћења тих лица.
Потписи лица одговорних за накнадну контролу књиговодствених докумената из става 5. овог члана депонују се у Дирекцији за финансијско-књиговодствене послове. Изглед картона за депоновање потписа дат је у прилогу овог правилника.
У случају утврђивања незаконитости лице које је извршило контролу дужно је да о томе одмах, у писаној форми, преко свог руководиоца обавести Помоћника генералног директора - извршног директора за финансије. У случају осталих неисправности утврђених контролом књиговодствених докумената лице које је вршило контролу о томе обавештава и лица која су испоставила књиговодствени документ, односно лица која су учествовала у пословном догађају, а ради спровођења неопходних исправки.
Члан 28
Књиговодствена документа се, са свим прилозима који иду уз њих, на даљу обраду достављају најкасније три дана од дана настанка пословне промене, сем књиговодствених докумената на основу којих се врше плаћања и наплате, која се достављају Служби финансијске оперативе истог дана када је основ за плаћање, односно наплату настао.
Дневник Благајне, заједно са прилозима, доставља се на контролу Служби финансијске оперативе истог а најкасније наредног дана по његовом закључењу.
Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије може за поједине врсте докумената одредити и краћи рок за њихово достављање на обраду, о чему у писаној форми извештава сва лица одговорна за састављање и примарну контролу тих књиговодствених докумената.
Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије прописује и обавезност евидентирања примопредаје књиговодствених докумената унутар Друштва. Изглед евиденције примопредаје књиговодствених докумената (Примопредајна књига) прописује Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
Рок за накнадну контролу истинитости, исправности, тачности и законитости појединих књиговодствених докумената је три дана од дана њиховог добијања. Овај рок се може скратити у случају да је неопходно у краћем временском периоду извршити плаћање по односном књиговодственом документу. Рок се може и продужити, уколико у Друштво није пристигла сва неопходна документација за коректну накнадну контролу, с тим да продужење овог рока не може да угрози рок за измирење обавезе по односном документу. О скраћењу, односно продужењу рока за ликвидирање појединих књиговодствених докумената, уз сагласност Руководиоца пословних финансија, непосредно одлучује Шеф Службе финансијске оперативе.
Члан 29
Служба финансијске оперативе одговорна је за плаћање и наплату по свим основама. Лице које врши плаћање и наплату то потврђује својим потписом на исправи.
Контролу законитости плаћања врши Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије, што оверава својим потписом, на документу. Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије може овластити лице које ће вршити контролу законитости плаћања.
Члан 30
Књиговодствена документа се из Службе финансијске оперативе, након уредно извршене контроле, путем Књиге примопредаје, прослеђују контисти на контирање, а потом их контиста, прикачене уз Налог за књижење, даје књиговођи на књижење.
Документа у којима је исказана обавеза Друштва за порезе, акцизе, царине, доприносе, таксе и других дажбина пре плаћања контролише __________ (Служба за обрачун пореза).
В КОНТИРАЊЕ И КЊИЖЕЊЕ ПОСЛОВНИХ ПРОМЕНА
Члан 31
Посао контирања и књижења се мора завршити у року од два дана од дана пристизања књиговодствених докумената у службе књиговодства. (Збир дана за контролу и књижење књиговодствених докумената не сме прећи пет дана - члан 11. став 2. Закона.)
Члан 32
Руководилац Сектора рачуноводства одређује начин шифрирања налога за књижење.
Систем шифрирања докумената и осталих података на књиговодственим документима уређује, уз консултацију Руководиоца Сектора рачуноводства, Помоћник генералног директора - извршни директор за информационе системе.
Пре књижења у Главној књизи Налог за књижење генерисан у некој од апликација аналитичког књиговодства се прво мора одштампати и исконтролисати, што контиста, на њему, оверава својим потписом.
По извршеном књижењу, књиговођа одлаже књиговодствене исправе са Налогом за књижење ради даљег чувања. Књиговођа својим потписом на Налогу за књижење потврђује да је налог прокњижен.
Члан 33
Руководилац Сектора рачуноводства утврђује у писаној форми интерне контролне поступке којима се обезбеђује да све пословне промене у поступку контирања и књижења буду унете у обраду, да су тачно обрађене и унете у одговарајуће пословне књиге.
Помоћник генералног директора - извршни директор за информационе системе утврђује у писаној форми интерне контролне поступке којима се обезбеђује да се не може вршити неовлашћена измена обрађених података.
ВИ ГОДИШЊИ И ПЕРИОДИЧНИ ОБРАЧУНИ - ФИНАНСИЈСКИ ИЗВЕШТАЈИ
Члан 34
Финансијски извештаји се састављају за пословну годину која се поклапа са календарском годином. Финансијске извештаје саставља Сектор рачуноводства, у сарадњи са Сектором плана и анализе.
Управни одбор може, на предлог Генералног директора, да одлучи да се периодични обрачун саставља и за краће периоде (период јануар-март, јануар-јун, јануар-септембар, по истеку сваког месеца или у неком другом временском периоду).
Рачуноводство саставља периодични обрачун за краће периоде на исти начин као и за годишњи обрачун, с тим да Генерални директор одлучује да ли ће се и који попис вршити.
Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије одлучује о томе да ли ће се на основу периодичног рачуна састављати порески биланс и да ли ће се он доставити надлежном органу управе прихода.
Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије одлучује о томе да ли су се стекли услови за састављање консолидованих финансијских извештаја.
Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије одлучује о томе да ли су се стекли услови за постојање обавезе вршења ревизије финансијских извештаја.
Члан 35
Сектор рачуноводства је дужан да пре састављања годишњег обрачуна и обрачуна прописаних за краће периоде спроведе припремне радње, као и да изврши:
- исказивање у пословним књигама свих пословних промена насталих у току периода за који се саставља обрачун и контролу да ли је то исказивање у потпуности урађено,
- усклађивање промета и стања главних књига са њиховим дневницима и помоћних књига са главном књигом (усклађивање аналитичких са њима припадајућим синтетичким рачунима),
- усклађивање стања имовине и обавеза у књиговодству са стварним стањем - које се утврђује пописом (ако се попис врши) и изврши књижење утврђених мањкова, вишкова, расхода и друго, и
- друге радње пре израде обрачуна ради правилног и тачног утврђивања прихода и расхода и тачног исказивања имовине, обавеза и капитала.
Члан 36
Усклађивање имовине и обавеза у књиговодству са стварним стањем које се утврђује пописом врши се, најмање, једном годишње и то на крају године са стањем на дан 31.12.
Попис имовине и обавеза врши се у складу са посебним општим актом Друштва - Правилником о попису.
Члан 37
Стање имовине, обавеза, капитала и резултата пословања по годишњем рачуну исказује се на прописаним обрасцима: Биланс стања, Биланс успеха, Извештај о токовима готовине, Извештај о променама на капиталу, Напомене уз финансијске извештаје и Статистички анекс, док се стање средстава, обавеза, капитала и резултата пословања састављених за краће временске периоде и/или за уже организационе делове Друштва не мора исказивати на прописаним обрасцима, већ на обрасцима, чији изглед и садржину одређује Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије уз консултацију Руководиоца Сектора рачуноводства и Сектора плана и анализе, с тим да међузбирови у званично прописаним обрасцима представљају минимум позиција у финансијским извештајима при периодичном извештавању.
Члан 38
Орган одговоран за истинито и законито приказивање финансијских извештаја је _______________ (Управни одбор).
_______________ (Управни одбор) одобрава финансијске извештаје. Ради разматрања и доношења одлуке о одобравању годишњих финансијских извештаја Сектор рачуноводства је дужан да предлог годишњих финансијских извештаја достави Управном одбору најкасније до 20.2. текуће године за претходну годину. Управни одбор је дужан да размотри годишње финансијске извештаја и, уколико има примедбе, да их у року од два дана, од дана добијања предлога, достави Сектору рачуноводства. Сектор рачуноводства је дужан да, у року од два дана од дана добијања примедби отклони недостатке, након чега је Управни одбор дужан да у року од два дана, уколико је исправно поступљено по његовим примедбама, донесе решење о одобрењу годишњих финансијских извештаја.
Рокови за радње из става 1. овог члана (разматрање предлога годишњих финансијских извештаја, поступање по примедбама и усвајање предлога) могу се продужити уколико је Сектор рачуноводства предлоге Управном одбору доставио пре рокова из става 1. овог члана, с тим, да крајњи рок за одобрење годишњих финансијских извештаја буде 26.2. текуће за претходну пословну годину.
Сектор рачуноводства доставља надлежном органу за вођење регистра бонитета правних лица финансијске извештаје за претходну годину најкасније до датума истека прва два календарска месеца у текућој години. За достављање финансијских извештаја одговоран је Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
Рокове за састављање периодичних финансијских извештаја који се састављају за краће периоде у складу са чланом 34. став 2. овог правилника утврђују Генерални директор и Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије уз консултовање Руководиоца Сектора рачуноводства.
Скупштина Друштва (или орган који врши улогу скупштине) најкасније дан пре истека првих девет месеци текуће године усваја годишње финансијске извештаје за претходну годину. Тако усвојени годишњи финансијски извештаји се достављају најкасније до датуме истека првих девет календарских месеци текуће године надлежном органу за вођење регистра бонитета правних лица. За достављање финансијских извештаја одговоран је Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
Најкасније до истека првих девет календарских месеци текуће године Друштво је дужно да Биланс стања, Биланс успеха, Извештај о токовима готовине, Извештај о променама на капиталу и Напомене уз финансијске извештаје, заједно са мишљењем ревизора (ако је Друштво дужно да врши ревизију), обелодани у средствима јавног информисања или путем WЕБ сајта. За обелодањивање ових финансијских извештаја одговоран је Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
Члан 39
Садржину и изглед Напомена уз финансијске извештаје на основу Међународних стандарда финансијског извештавања одређује Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије уз консултацију са Руководиоцима Сектора рачуноводства и Сектора плана и анализе.
ВИИ ПРИЗНАВАЊЕ И ПРОЦЕЊИВАЊЕ - ВРЕДНОВАЊЕ СРЕДСТАВА, ИЗВОРА СРЕДСТАВА, ПРИХОДА, РАСХОДА И РЕЗУЛТАТА
Члан 40
Признавање и вредновање средстава, извора средстава, прихода, расхода и резултата врши се у складу са Међународним стандардима финансијског извештавања и на основу рачуноводствених политика Друштва, које су саставни део овог правилника.
При састављању периодичних извештаја намењених искључиво корисницима унутар Друштва процењивање се може вршити и на начине другачије од оних предвиђених Међународним стандардима финансијског извештавања и Рачуноводственим политикама Друштва, о чему одлучује Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
ВИИИ СИСТЕМ ИНТЕРНЕ РАЧУНОВОДСТВЕНЕ КОНТРОЛЕ
Члан 41
Систем интерне рачуноводствене контроле обухвата све мере које се предузимају у циљу:
- заштите средстава од превара или неефикасне употребе,
- обезбеђења поузданости и веродостојности рачуноводствених података,
- обезбеђења извршења послова у складу са усвојеном политиком управе,
- оцене рада свих радника, руководилаца и организационих делова у оквиру Друштва.
Интерне рачуноводствене контроле обухватају и све мере и поступке које се спроводе ради обезбеђења услова да Друштво ради у складу са плановима и политикама које је усвојила управа.
Интерна рачуноводствена контрола треба да обезбеди поузданост и веродостојност рачуноводствених евиденција, података и финансијских извештаја.
Свака пословна промена, односно трансакција, да би била поуздана и веродостојна треба да прође четири одвојене фазе, и то да:
- је прописано одобравање настанка такве пословне промене,
- буде одобрена од надлежног руководиоца,
- буде извршена, и
- евидентирана је у пословним књигама.
Члан 42
У циљу обезбеђења поузданости и веродостојности рачуноводствених података и информација треба обезбедити спровођење следећих мера интерне контроле:
- запослени који су материјално задужени новчаним средствима или користе одређена средства не могу да воде рачуноводствену евиденцију за та средства;
- запослене који се дуже материјалним и новчаним средствима, уколико је могуће, треба повремено замењивати другим запосленима (ротација запослених) који могу открити грешке и неправилности које су претходни запослени учинили;
- запослени који воде аналитичку евиденцију купаца не могу вршити готовинске новчане наплате од купаца за које воде евиденцију;
- рачуноводствене исправе, као што су чекови, менице, фактуре, наруџбенице и други документи морају бити означени серијским бројевима и издавани по редоследу тих бројева;
- захтеви за набавку (требовање и други документи) на основу којих се врши наручивање набавке материјала и робе не могу се извршавати ако претходно нису оверени од стране овлашћеног руководиоца. Копија захтева за набавку са рачуном и отпремницом добављача шаље се служби рачуноводства и финансија, која не може извршити плаћање и књижење те промене без одобреног захтева;
- наруџбеница за набавку материјала и робе саставља се у више копија, од којих се оригинал шаље добављачу, на основу којег он шаље робу и рачун на бази унетих података из наруџбенице. Друга копија наруџбенице шаље се рачуноводству Друштва заједно са рачуном добављача и пријемницом магацина да је роба преузета након пријема робе и фактуре добављача, док следеће копије остају код лица која састављају и одобравају наруџбенице;
- пре обрачуна зарада запослених треба извршити контролу радног времена за које се врши обрачун и обезбедити брз и тачан обрачун и исплату зарада и накнада зарада и плаћање прописаних пореза и доприноса;
- чланови пописних комисија не могу бити рачунополагачи средства које комисија пописује, нити његов руководилац.
ИX ЛИЦА ОДГОВОРНА ЗА ЗАКОНИТОСТ И ИСПРАВНОСТ НАСТАНКА ПОСЛОВНИХ ПРОМЕНА И ЗА САСТАВЉАЊЕ ИСПРАВА О ПОСЛОВНИМ ПРОМЕНАМА
Члан 43
Одговорна лица за законитост и исправност настанка пословних промена и за састављање исправе о пословним променама су:
1. Генерални директор, Заменик директора Друштва, други директори Друштва, шефови служби и одељења за ажурно и уредно обављање послова који су од утицаја на материјално-финансијско пословање у Друштву, као што су: закључивање уговора, извршење уговорних обавеза код куповине и продаје, одобравање рекламација и улагање рекламација, пријем и издавање средстава, извоз и увоз, интерна задужења и раздужења, нивелација и калкулација цена и сл.;
2. фактуристи за благовремено и уредно фактурисање производа, роба и услуга, за достављање фактура (рачуна) лицу одређеном за контролу, односно служби рачуноводства;
3. калкуланти, односно запослени на радним местима на којима се врши израда калкулација и достављање калкулација лицу одређеном за контролу или Служби рачуноводства;
4. референти, односно други запослени на пословима продаје и набавке који примају, састављају и комплетирају пословну документацију, као и запослени који обављају ове послове у другим деловима Друштва, за благовремено и уредно састављање, испостављање и достављање рачуноводствених исправа ликвидатору или Служби рачуноводства;
5. магационер, складиштар, пословођа, односно запослени на радном месту рачунополагача за материјалне и друге вредности, преко кога се испоставља или креће пословна документација у Друштву, за благовремено и уредно испостављање, састављање и достављање рачуноводствених исправа непосредно лицу одређеном за контролу или Служби рачуноводства;
6. благајник или друго лице које води благајну, за уредно и ажурно вођење благајне, за новчана средства, хартије од вредности, ако их чува у благајни, као и за све друге послове везане за благајничко пословање;
7. запослени у Служби рачуноводства одговорни су за обрачуне који имају карактер књиговодствених докумената;
8. пописне комисије ако не утврде тачно стање средстава, потраживања и обавеза за чији су попис одређене и ако попис не изврше у одређеном року.
X ЧУВАЊЕ ПОСЛОВНИХ КЊИГА, КЊИГОВОДСТВЕНИХ ДОКУМЕНАТА, ФИНАНСИЈСКИХ ИЗВЕШТАЈА И РАЧУНОВОДСТВЕНОГ СОФТВЕРА
Члан 44
Пословне књиге, примерци књиговодствених докумената достављених књиговодству и остали примерци књиговодствених докумената који се налазе у Друштву (даље: књиговодствена документа), продајни и контролни блокови, помоћни обрасци и слична документа и финансијски извештаји чувају се у роковима који су као најкраћи прописани у Закону. Рачуноводствени софтвер се чува најмање три године, након престанка његовог коришћења.
Помоћник генералног директора - извршни директор за информационе системе је дужан да одреди лице које ће у току пословне године, у оптималним временским размацима, правити копије пословних књига које се воде путем рачунара. Копије се праве на одговарајућем електронском - рачунарском медију за архивирање података.
Рачуноводствени софтвер се чува и на дискетама, или на неком другом одговарајућем електронском - рачунарском медију за архивирање података.
Рачуноводствени извештаји и књиговодствене исправе се чувају у оригиналу, а могу и коришћењем других средстава архивирања утврђених законом, о чему одлучује Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије.
Члан 45
Пословне књиге, књиговодствена документа, финансијски извештаји и рачуноводствени софтвер чувају се у просторијама Сектора рачуноводства и у просторијама архиве, а једна копија рачуноводственог софтвера и копије података у електронском запису се чувају и у металној каси обезбеђеној од крађе и пожара, с тим да се та каса не налази у згради у којој се налази _________ (Дирекција за информационе системе), већ у некој другој одговарајућој згради Друштва.
Члан 46
Одговорно лице за чување и архивирање пословних књига, књиговодствених докумената, финансијских извештаја је Руководилац Сектора рачуноводства, а за рачуноводствени софтвер и копије података у електронском запису одговоран је Помоћник генералног директора - извршни директор за информационе системе.
Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије сарадњи са Руководиоцем Сектора рачуноводства прописује вођење одговарајуће евиденције (реверса и слично) о издавању и коришћењу наведених књига и евиденција и одређује лице које ту евиденцију води.
Члан 47
Књиговодствене исправе и подаци који су законом или посебним актом утврђени као пословна, односно службена тајна, чувају се и користе на начин утврђен тим законом, односно актом.
Управни одбор доноси детаљнија упутства којим регулише начин чувања књиговодствених исправа и података који су утврђени као пословна, односно службена тајна, начин њиховог смештаја и одређује лице које ће се бринути о њиховом чувању и коришћењу.
Члан 48
Запослени у Друштву и лица из органа и организација којима се достављају подаци из пословних књига и лица која врше преглед и ревизију пословних књига не могу без претходно прибављене писане сагласности Генералног директора, упознавати друга лица са подацима који су садржани у пословним књигама и у књиговодственим исправама.
Забрана из става 1. овог члана не односи се на давање података које се врши према члану 32. Закона.
Члан 49
Управни одбор доноси одлуку о отуђењу као старе хартије пословних књига и рачуноводствене документације, по истеку рокова предвиђених за њихово чување.
XИ КОНТРОЛА РАДА ЗАПОСЛЕНИХ У РАЧУНОВОДСТВУ И ЊИХОВА ОДГОВОРНОСТ У РАДУ
Члан 50
Контролу обављања рачуноводствених послова врши __________ (радник интерне рачуноводствене контроле), или _____________ (лице које за те послове овласти Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије).
Члан 51
Запослени који раде на рачуноводственим пословима одговорни су за њихово правилно и законито извршење. Појединачни задаци, обавезе, одговорности и права запослених у рачуноводству уређују се посебним Правилником о организацији и систематизацији послова и радних задатака, с тим да се овим правилником дају оквири за то регулисање:
- Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије одговоран је за правилну примену закона и прописа донетих на основу тих закона, као и других подзаконских аката којима је регулисано обављање послова у рачуноводству, Међународних стандарда финансијског извештавања и примену овог правилника и осталих релевантних општих аката Друштва, као и за рад Дирекције за финансијско-књиговодствене послове;
- Руководиоци сектора одговорни су за примену релевантних законских прописа, Међународних стандарда финансијског извештавања, овог правилника и осталих релевантних општих аката Друштва, као и за рад својих сектора;
- Шеф Службе финансијског књиговодства је одговоран за ажурно и тачно вођење Финансијског књиговодства и припрему података за састављање периодичних и годишњих рачуна;
- Шеф Службе погонског књиговодства је одговоран за ажурно и тачно вођење Погонског књиговодства и припрему података за састављање периодичних и годишњих рачуна;
- Контиста је одговоран за тачну примену Контног плана Друштва,Упутства за примену Контног плана Друштва и благовремену доставу књиговодствених докумената на књижење;
- Књиговође које књиже у главним књигама одговорне су за ажурно и тачно вођење главних књига и дневника главних књига;
- Књиговође које књиже промене у материјалном књиговодству су одговорне за ажурно вођење материјалног, односно робног књиговодства и за усклађивање аналитичке евиденције са контима главне књиге;
- Књиговође које књиже промене основних средстава и средстава заједничке потрошње су одговорне за ажурно вођење евиденције по појединим предметима основних средстава и за усклађивање аналитичке евиденције са контима главне књиге;
- Књиговође које књиже потраживања и обавезе, одговорне су за ажурно и тачно вођење евиденција о потраживањима и обавезама; одговорне су ако не обезбеде податке за опомену купаца који нису измирили своје обавезе у датом року; ако после послатих опомена не припреме документацију за утуживање; ако не усагласе потраживања и обавезе са дужницима, односно повериоцима једном годишње;
- Књиговође које књиже промене у Погонском књиговодству одговорне су за ажурно и тачно вођење погонског књиговодства и припрему података о распореду трошкова по местима и носиоцима трошкова;
- Остали запослени који раде на рачуноводственим пословима одговорни су за ажурност, тачност и уредност обављања послова из делокруга свога радног места. Одговорност благајника регулисана је посебним правилником.
Запослени у Рачуноводству су директно одговорни шефовима својих служби, а посредно Помоћнику генералног директора - извршном директору за финансије за обављање послова који су у надлежности њихове службе.
X ПРЕЛАЗНЕ И ЗАВРШНЕ ОДРЕДБЕ
Члан 52
Посебним правилницима ближе се уређују питања и поступци:
- пописа имовине и обавеза,
- обрачуна кала, растура, квара и лома и
- благајничког пословања.
Посебним одлукама овлашћеног органа односно лица Друштва, на основу овлашћења из овог правилника, уређују се одређена питања и поступци који нису уређени правилницима.
Члан 53
Помоћник генералног директора - извршни директор за финансије или лице које он одреди треба да запослене у Друштву који се у обављању својих радних задатака морају придржавати одређених одредаба овог правилника, на прикладан начин, да информише о њиховим обавезама које произилазе из овог правилника.
Члан 54
Измене и допуне овог правилника врше се по истом поступку по којем је и донет. У случају измена релевантних прописа који налажу измену овог правилника, те измене се морају урадити најкасније у року од 30 дана од дана објављивања тих прописа у "Службеном гласнику РС".
Члан 55
Овај правилник ступа на снагу осмог дана од дана објављивања на огласној табли Друштва (на други одговарајући начин утврђен актима Друштва).
|
У __________ дана __________ године |
ПРЕДСЕДНИК УПРАВНОГ ОДБОРА |
|
|
|
Прилог:
1. Изглед печата
2. Изглед картона за депоновање потписа